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5 razones por las que ofrecer check-in online a los huéspedes de tu hotel.

El check-in online ofrece grandes beneficios para la operativa de un hotel y es una herramienta muy útil para adaptarse al contexto actual.


En la era de la nueva normalidad, el sector turístico, y especialmente el hotelero, está afrontando una de sus mayores crisis en la que impera la incertidumbre y ha transformado la forma de viajar y disfrutar de las vacaciones.

Las distancias de seguridad, restricción de aforos y medidas de higiene han cambiado el día a día de los hoteles a corto y, muy probablemente, a largo plazo. Por ello, la necesidad de adaptación al contexto actual ha llevado a que muchos hoteles digitalicen procesos que eviten el contacto físico con el fin de ofrecer la máxima seguridad a sus clientes y trabajadores.

Con esto, todos nos estamos dando cuenta de que la tecnología no es solo un plus a la oferta de un hotel, es un componente esencial para el futuro de esta industria y las soluciones tecnológicas contactless y sin fricciones están en el centro de este proceso de recuperación, siendo el check-in online una prioridad dentro del sector.

¿Qué es el check-in online?

El check-in online es una alternativa tanto para simplificar el proceso de entrada del huésped, como para aumentar la productividad en la recepción. En este caso, no es el recepcionista sino el propio huésped quien completa el formulario de registro (nombre, DNI, detalles de la reserva, principalmente) desde una web o aplicación online a través de cualquier dispositivo antes de la llegada al hotel.

Una vez en el alojamiento, el cliente solo tiene que preocuparse de identificarse, si no lo ha hecho anteriormente facilitando su documentación personal*, y de recoger la llave de su habitación. Existen sistemas más sofisticados que permiten elegir previamente la habitación e incluso recibir en el móvil la llave mediante un código.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un check-in online en un hotel?

1. Menos contactos, mayor seguridad

Cumplir con las medidas y protocolos de aforo y distanciamiento actuales es difícil, sino imposible, con un proceso de check-in en la recepción del hotel. Digitalizando el proceso de check-in se evitan las aglomeraciones en la recepción, facilitando el distanciamiento social y protegiendo la salud. Se proporciona así mayor seguridad no solo a los huéspedes, sino también a los trabajadores del hotel.

Si además se combina con una solución digital que permita acceder a las habitaciones, se evita el uso de llaves, lo que supone un ahorro para el hotel y eliminar otra posible vía de contagio por contacto.

2. Agiliza el trabajo de recepción y reduce colas de espera

El proceso de check-in en recepción suele ser un proceso manual y poco digitalizado que normalmente genera colas de espera e incomodidad para los huéspedes. La recogida de datos, validación de pasaporte y firma de documentos suele ser un proceso más lento de lo deseado puesto que son muchos los estándares que el recepcionista debe cumplir de la forma más precisa y en el menor tiempo posible.

Los kioskos o tótems solo resuelven parte del problema, pero siguen generando colas y no permiten hacer varios check-in de forma simultánea. Por el contrario, un check-in online integrado con tu PMS, hará que la información de tus huéspedes llegue a tu personal de recepción de manera automatizada, eliminando las colas y esperas, reduciendo drásticamente el trabajo manual y hasta el consumo de papel.

Al aliviar significativamente la carga de trabajo de la recepción, eliminando tareas que no aportan un valor imprescindible, es más fácil mantener un servicio adecuado y de calidad, ofreciendo un check-in rápido y sin necesidad de contactar con el recepcionista. Incluso sin sistema digital de apertura de puertas, los tiempos de espera se reducirán, aunque los clientes tengan que recoger la llave en recepción.

3. Mejora la experiencia y atención de los huéspedes

El momento de la llegada de un cliente al hotel y el proceso de check-in es uno de los aspectos más críticos del servicio hotelero porque es el primer punto de contacto en el establecimiento y refleja una idea de la calidad del servicio.

Darles la opción a los huéspedes de poder adelantar el registro y que lo realicen cuando deseen, evitando colas y esperas que pueden resultar muy irritantes, mejorará su satisfacción: recuerda que cuando llegan al hotel solo tienen ganas de entrar en la habitación y descansar.

Por otra parte, el tiempo que dedica el personal en el check-in es un tiempo malgastado porque, digitalizando este proceso, sus esfuerzos se pueden centrar en atender mejor a los huéspedes. La interacción humana sigue siendo clave para crear una gran experiencia.

4. Incrementa el conocimiento sobre los clientes

Si cuentas con un check-in integrado con el PMS que permita realizar el proceso, independientemente del canal de la reserva (directo, OTAs o TT.OO.), captarás los datos de todos los huéspedes.

Esto te permitirá no solo aumentar tu base de contactos verificados sino también, crear perfiles de clientes más detallados que permitan un mayor conocimiento del público objetivo. Al mismo tiempo, esto posibilita una segmentación más precisa a la hora de realizar campañas de marketing y, en definitiva, mejorar los ratios de apertura y conversión.

Tener una base de clientes propia, es una gran oportunidad para conocer realmente quiénes son y cuáles son las preferencias de los clientes para mejorar productos y servicios del hotel, y también adquirir un mayor número de clientes fidelizados.

5. Favorece el upselling y el cross-selling

El sistema del check-in del hotel puede actuar también como un nuevo canal de ventas, ofreciendo servicios adicionales que mejoran la experiencia del huésped y suponen una fuente de ingresos extras para el hotel. El registro es una ocasión excelente para empezar a entablar una relación directa entre la marca y los huéspedes y sugerir mejoras como una habitación superior o un tratamiento en el spa.

De esta manera ganan tanto el cliente, porque se le ofrece algo que se adapta a sus necesidades e incrementa su satisfacción; como el hotel, aumentando la fidelización del cliente, a la vez que obtiene mayores ingresos y una mejor imagen de marca. Ofreciendo mejoras y servicios adicionales puedes hacer que una simple estancia de hotel se convierta en un recuerdo inolvidable.

Tecnología para el check-in online de un hotel.

Un aspecto fundamental a la hora de implantar un check-in online es que sea capaz de integrarse con el resto de sistemas de gestión. Principalmente, con el PMS para garantizar que los datos se registren de forma adecuada y precisa, cumpliendo la actual normativa de RGDP.

Además, hay que tener en cuenta que los sistemas de precheck-in solo permiten realizar el registro online a aquellos huéspedes que hayan reservado a través de la web del hotel. Los viajeros con reservas realizadas en otros canales (TT.OO., OTA) no tienen la posibilidad de realizar el checkin online.

En Hotelinking hemos desarrollado Autocheckin, un sistema de check-in online que además de estar integrado con las principales soluciones de gestión hotelera del mercado, posibilita a cualquier cliente independientemente del canal donde haya hecho la reserva (directo, OTA o TT.OO.), pueda realizar el registro. Por tanto, cada vez que haga el check-in, captarás los datos de todos, incluso de los que vienen a través de un intermediario:

  1. Si el cliente ha reservado a través de la web del hotel, recibirá un email con un enlace donde podrá hacer el check-in.
  2. En el caso de que haya reservado a través de intermediarios (OTAs, TTOO), igualmente podrá realizar el registro antes de la estancia en la página web del hotel, en un apartado habilitado especialmente para ello.
  3.  Si no ha hecho el check-in antes de la llegada al hotel, puede hacerlo en el mismo establecimiento. Simplemente tendrá que seleccionar la red WiFi y será redireccionado a una página donde podrá hacer el check-in online, sin la necesidad de instalar una app ni conectarse a la red.

En unos segundos, de forma totalmente automatizada y online los datos serán volcados al PMS sin necesidad de que intervenga el personal, ni de kioskos ni apps que el cliente se tenga que descargar.

La primera fase de nuestro sistema de check-in online permite al cliente completar el proceso en unos sencillos pasos:

  • Introducir el localizador de la reserva
  • Rellenar los datos personales de cada huésped
  • Escaneo de documentos
  • Confirmación de habitaciones
  • Firma digital
  • Alarma por SMS cuando habitación esté lista

En una fase más avanzada, el sistema permitirá:

  • Elección de habitación por parte huésped
  • Posibilidad de upgrades y cross-selling
  • Apertura digital de la habitación
  • Pago de la reserva
  • Autorización tarjeta de crédito para consumos
  • Folio y check-out automático

La normativa afianza el checkin digital

Por otra parte, cabe señalar que la normativa sobre el check-in que realizan los viajeros a su llegada a los establecimientos hoteleros ha sido actualizada recientemente por el Gobierno.

La modificación es una esperada noticia en el sector porque resuelve una cuestión que estaba en el aire con los sistemas digitales de check-in sobre los partes de entrada. Y es que ahora los alojamientos “podrán cumplimentar los partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos, pero el viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable, pudiendo recogerse la firma en papel o en un soporte digital”.

Este cambio no solo permite a los alojamientos la agilización de los procedimientos de check-in sino también una transformación digital real y garantizar la seguridad de los ciudadanos y turistas frente al virus.

Respecto a esto, Autocheckin facilita el cumplimiento de esta normativa porque permite la presentación y firma digital del parte de entrada de viajeros, enviando automáticamente el documento firmado al cárdex del PMS del hotel y, además, una copia por email a cada huésped.

Ahora es el momento de plantearse un cambio en el proceso de check-in y apostar por las nuevas tecnologías para que el recepcionista pueda ejercer mejor su función de anfitrión y garantizar una experiencia satisfactoria a los huéspedes.

* En España, la Ley orgánica 4/2015 de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, en su artículo 25, obliga a hoteles, hostales, campings, albergues, pensiones…, a registrar los documentos de identidad de todas las personas que se alojen mayores de 14 años.